Để viết được một biên bản cuộc họp, cuộc thảo luận, chúng ta cần
Câu 5: Để viết được một biên bản cuộc họp, cuộc thảo luận, chúng ta cần phải thực hành theo mấy bước? Là những bước nào?
- Bước 1: Chuẩn bị:
* Tìm hiểu nội dung, mục đích cuộc thảo luận/ cuộc họp:
– Cuộc họp tiến hành ở đâu, vào thời gian nào?
– Thành phần tham dự là ai? Ai điều hành cuộc thảo luận/ cuộc họp?
– Các nội dung sẽ bàn luận là gì?
– Dự kiến biên bản sẽ có các phần, các mục như thế nào?
* Chuẩn bị viết biên bản:
– Người viết biên bản có thể ghi trước các mục, các phần cơ bản của một biên bản.
- Bước 2: Viết biên bản:
– Lắng nghe các ý kiến trong cuộc thảo luận và ghi lại trung thực các ý kiến ấy theo trình tự thời gian.
– Viết biên bản một cuộc thảo luận/ cuộc họp là ghi lại tại chỗ những gì đang diễn ra ngay trong thời điểm ấy. Trong trường hợp này em đang thực hiện một bài tập thực hành nên biên bản có thể được viết sau cuộc thảo luận/ cuộc họp, dựa trên những tư liệu được lưu giữ, hoặc những gì mà em nhớ lại, về cuộc thảo luận/ cuộc họp này.
Nội dung, diễn biến của cuộc thảo luận/ cuộc họp thuộc phần chính của biên bản, cho nên cần chú ý ghi kĩ những ý dưới đây:
– Chủ tọa phát biểu về mục đích, nội dung chính cuộc thảo luận/ cuộc họp.
– Các thành viên tham dự phát biểu, trao đổi ý kiến.
– Chủ tọa phát biểu tổng kết.
- Bước 3: Chỉnh sửa và đọc lại biên bản cho các thành viên dự họp nghe:
* Kiểm tra lại biên bản dựa theo những gợi ý sau:
– Biên bản đủ ba phần: phần đầu, phần chính, phần cuối:
+ Phần đầu trình bày rõ thời gian, địa điểm, thành phần tham dự.
+ Phần chính ghi lần lượt các ý kiến phát biểu của từng người theo đúng trình tự diễn ra.
+ Phần cuối ghi rõ thời gian kết thúc cuộc họp, họ tên, chữ kí của thư kí và chủ tọa.
– Ngôn ngữ của biên bản chính xác, ngắn gọn, không làm cho người đọc hiểu lầm ý người nói.
* Đọc lại và điều chỉnh:
– Trong cuộc thảo luận hoặc cuộc họp, thư kí đọc lại biên bản cho mọi thành viên tham dự nghe và điều chỉnh những chỗ ghi chép chưa rõ, chưa sát, chưa đúng với ý kiến người phát biểu (nếu có) trước khi cuộc thảo luận kết thúc. Đối với bài tập thực hành biên bản, em tự chỉnh sửa hoặc đọc cho một vài bạn nghe để nhận được sự góp ý.